Vieraskolumni

Aikataulu

Meikäläisten tapahtumat alkavat aina ajoissa, koska opimme jo varhain, että viivytyksiin on vain kaksi hyväksyttävää syytä: ydinperheessä sattuva kuolemantapaus tai maailmanloppu.
Veera Virmasalo
29.11.2011

Olin pitämässä koulutustilaisuutta. Se meni mielestäni hyvin. Olen vuosien Namibiassa asumisen jälkeen ymmärtänyt, että tuntisuunnitelma on toivomuslista, joka ehkä saadaan käytyä loppuun, ehkä ei.

Tärkeämpää kuin kaikkien asioiden läpi käyminen on keskustelu. Asioita kuuluu puida pitkään ja hartaasti ja kaikkien täytyy saada sanoa sanottavansa. Kaikissa mahdollisissa käänteissä täytyy siksi pitää tauko, jonka aikana keskustellaan.

Minulta meni vuosia ymmärtää, että myös asian vierestä käytävillä keskusteluilla on oma tarkoituksensa ja hyötynsä.

***

Olin siis pitämässä koulutustilaisuutta, jossa edettiin hitaasti, mutta keskusteltiin paljon, ja tämä oli mielestäni todiste siitä, että tein työni hyvin – kunnes kahvitauolla harmaapartainen herrasmies tuli luokseni ja kysyi: "Voisimmeko seuraavalla kerralla käsitellä sitä, miten tehdään aikataulu?"

"Hyvä idea", sanoin. Tiedän tapauksia, joissa tapahtumakutsujen lähettäminen on viivästynyt viikoilla siksi, että tapahtuman aikataulun paperille saattamisesta vastuussa ollut henkilö on heittänyt pyyhkeen kehään. Microsoft Word on paitsi väkivahva, myös ovela vastustaja. "Mutta sen selittäminen on vähän hankalaa, koska meillä ei ole täällä tietokoneita."

"Ei, ei!", harmaapartainen herrasmies parahti ja hämmensi teetään niin kiivaasti, että lusikka sai kupin kilisemään. "Tarkoitan, että miten suunnitellaan aikataulu sillä tavalla, että se pitää."

"Kun me järjestämme tapahtuman, jonka pitäisi alkaa aamulla yhdeksältä, siihen aikaan ollaan vasta lähdössä lainaamaan megafonia naapurikylästä. Mutta kun you people järjestätte jotain, se alkaa ja loppuu aina ajallaan. Minä haluan tietää, miten te teette sen ja opettaa alaisillenikin."

***

Olin hämilläni. Ajatus aikataulukurssista tuntuu harmaapartaisia herrasmiehiä alentavalta. Mitä siellä käsiteltäisiin?

Tee lista asioista, jotka täytyy hoitaa ennen tapahtumaa. Arvioi, kuinka kauan niissä kestää. Sovi, kuka tekee mitäkin ja anna kaikille deadline. Itse tapahtumassa seremoniamestarin on pidettävä huolta siitä, ettei keskustelu rönsyile ohjelmassa määritellyn aikataulun yli.

Eihän tässä voi olla mitään, mitä he eivät jo tietäisi.

Haluaisin väittää, ettei kyse voi olla osaamisen puutteesta, vaan siitä, mitä arvostetaan. Jos keskustelua arvostetaan enemmän kuin asialistan loppuun saakka käymistä, keskustellaan, vaikkei asialistaa ehdittäisi (ainakaan tänään) käsitellä loppuun.

Ja meikäläisten tapahtumat alkavat aina ajoissa, koska opimme jo varhain, että viivytyksiin on vain kaksi hyväksyttävää syytä: ydinperheessä sattuva kuolemantapaus tai maailmanloppu.

Toisaalta, edessäni seisovalla siniseen villakangastakkiin pukeutuneella herralla on luultavasti minua parempi käsitys siitä, mitä hän osaa ja ei osaa.

***

Myöhemmin keskustelin asiasta myös Afrikassa asuvan suomalaisen ystäväni kanssa. "Kyllä Suomessakin voisi olla tuollaisia kursseja", hän totesi. "Niillä olisi vain joku hienompi nimi, vaikka Tehokkuuden tehostaminen. Ei se ole lainkaan alentavaa."

Kirjoittaja on Namibiassa asuva viestintäkonsultti. Kepan verkkokolumneissa esitetyt mielipiteet ovat henkilökohtaisia eivätkä välttämättä edusta Kepan virallista kantaa.