Uutinen

Evaluaatio: Kepalla ei syytä suuriin suunnanmuutoksiin

Ulkoministeriön tilaama evaluaatio Kepasta julkistettiin 19.8. Kepa sai hyvän arvosanan, mutta parannettavaa löydettiin erityisesti organisaation tehtävän tarkennuksessa ja johtajuuden kehittämisessä.
Sanna Jäppinen
18.8.2005

"Kokonaisuudessaan evaluaatio tarjosi Kepasta hyvin positiivisen kuvan. Suositusten tarkoitus on entisestään parantaa ja tehostaa toimintaa", totesi evaluaatioprosessia vetänyt Max Peberdy INTRAC-konsulttitoimistosta. "Nyt olisi aika vakauttaa toimintaa, ei tehdä suuria muutoksia."

Kepan hallitus käsittelee evaluaatioraporttia kokouksessaan 22.8. Ulkoministeriön, evaluaation tilaajan ja Kepan päärahoittajan, kanssa neuvottelut johtopäätöksistä aloitetaan syyskuun alussa. Nyt julkaistu raportti oli viimeinen luonnosversio, johon ministeriöllä on vielä mahdollisuus vaikuttaa.

Eniten kohennettavaa evaluaattorit näkevät Kepan perustehtävän, mission, määrittelyssä. Peberdy hahmotteli Kepan paikkaa janalla, jonka toisessa päässä olisi palvelukeskus, joka tuottaa ainoastaan niitä palveluja, joita siltä pyydetään, ja toisessa päässä itsenäisesti kehitysyhteistyötä tekevä organisaatio ("development agency").

"Puhdas palvelukeskus Kepa ei selvästikään ole, koska sillä on omaehtoista toimintaa ja kenttätoimistoja. Myöskään täysin itsenäinen kehitysyhteistyötoimija se ei voi olla, koska silloin pääyhteistyökumppanit olisivat etelän kohdemaissa", Peberdy totesi. "Paikka on jossain välillä - ja Kepan hallituksen on päätettävä missä."

"Kepan olisi nyt mietittävä tarkkaan, missä asioissa se voi tuoda suomalaiseen kehitysyhteistyöhön lisäarvoa. Meistä näitä ovat ainakin jäsenjärjestöjen toimintaedellytysten vahvistaminen, päättäjiin vaikuttaminen, kampanjointi sekä kyky olla oppiva organisaatio, joka kehittää tapoja tehdä kehitysyhteistyötä ja jakaa tätä oppia sekä jäsenjärjestöille, ulkoministeriölle että muille alan toimijoille", Peberdy totesi.

Kepaa kehotettiin myös harkitsemaan nimenmuutosta, jotta nimi kuvaisi paremmin sitä, mitä todellisuudessa tehdään.

Huomio asiakkaisiin

Evaluaatiossa Kepan ensisijaisiksi omistajiksi ja asiakkaiksi todettiin reilut 250 jäsenjärjestöä. Jäsenjärjestöjen edustajille tehdyissä kyselyissä ja haastatteluissa kävi ilmi, että erityisesti pienille järjestöille suunnattuja palveluja pitäisi kehittää. Myös verkostoitumisessa on jäsenjärjestöjen mielestä vielä työsarkaa, sillä kritiikkiä tuli siitä, että Kepa toimii liikaa omillaan, kuulematta jäseniään.

"Kaikkia Kepan palveluja pidettiin tärkeinä - joko suuremmalle tai pienemmälle jäsenjärjestöjen joukolle. Huomionarvoista on, että yhtäkään nykyisistä toiminnoista ei pidetty tarpeettomana", huomautti brittiläisen evaluointiryhmän suomalaisjäsenenä toiminut Paul Silfverberg.

Jäsenjärjestöjen silmissä Kepa näyttäytyy usein vaikeasti lähestyttävänä, eikä vastuuhenkilöitä ole aina helppo löytää. Vastuu- ja johtajuuskysymyksiä on evaluaattorien mielestä Kepassa pohdittava laajemminkin - kaikilla tasoilla. "Johtajuus ei ole ruma sana", Max Peberdy muistutti. "Organisaation kasvaessa vaaditaan yhä enemmän vahvaa päätöksentekoa: on uskallettava johtaa."

Kepan hallitusta evaluaatioraportti evästi keskittymään enemmän laajempien suuntaviivojen ja linjauksien tekoon, ei niinkään operationaalisiin kysymyksiin.

"Evaluaatio vaikuttaa hyvin ja perusteellisesti tehdyltä. Mitään suuria yllätyksiä raportissa ei ollut, sillä tekotapa oli osallistava. Tätä voisi sanoa kuvaukseksi Kepan toiminnasta, ja se tarjoaa varmasti hyvää rakennusainesta suhteissa ulkoministeriöön", arvelee raportin julkistustilaisuuteen osallistunut Kepan hallituksen pitkäaikainen jäsen Tuija Halmari Vammaisjärjestöjen kehitysyhteistyöyhdistyksestä Fididasta.

Evaluaatioraportin suositukset

 

 

  • Ulkoministeriön tulisi jatkaa Kepan tukemista samalla tasolla ja samanlaisin sopimuksin kuin tähän asti (eli koko toimintaa varten myönnetään tuki kerralla).

     

  • Mikäli ulkoministeriö tulevaisuudessa harkitsee hankerahoitushallinnoinnin ulkoistamista, tulisi ulkoistamisessa noudattaa evaluaatioryhmän vertailututkimuksessa "hyviksi käytännöiksi" määriteltyjä periaatteita.(Vertailututkimuksessa olivat mukana Britannia, Hollanti, Irlanti, Norja, Ruotsi ja Tanska.)

     

  • Jotta ministeriön kansalaisjärjestöyksikön (KEO) ja Kepan suhde olisi tulevaisuudessa toimiva, tulisi ottaa huomioon yhteistyön ongelmallisella kaudelta opitut parannusehdotukset.

 

 

  • Kepan periaatejulistus ("Mission Statement") tulisi uudistaa vastaamaan paremmin Kepan toiminnan tarkoitusta. Tulisi harkita nimen "palvelukeskus" osan muuttamista.

     

  • Kepan hallituksen tulisi varmistaa, että se toimii tavalla, joka mahdollistaa keskittymisen linjakysymyksiin, ei operatiivisiin kysymyksiin.

     

  • Hallituksen koostumusta tulisi kehittää siten, että voidaan varmistaa, että siinä heijastuu koko jäsenjärjestökenttä sekä toisaalta se, että hallituksella on monimutkaisen organisaation johtamiseen tarvittavat taidot.

     

  • Kepassa tarvitaan aikaa toiminnan vakauttamiseen (eli ei merkittäviä muutoksia toimintaan). Vakauttamiseen kuuluu se, että Kepa keskittyy erityisosaamisensa hiomiseen.

     

  • Kepan tulisi keskittyä aiempaa enemmän ensisijaisen kohderyhmän eli jäsenjärjestöjen tarpeiden seurantaan sekä keskittyä kehittämään innovatiivisia tapoja, joilla tämän monimuotoisen ryhmän toimintavalmiuksia voidaan vahvistaa.

     

  • Kepan tulisi pyrkiä luomaan vahva yhteistyösuhde ulkoministeriön kansalaisjärjestöyksikköön (KEO) sekä sopia säännölliset palautetapaamiset ministeriön asianomaisten tiimien kanssa.

     

  • Sisäisen vastuunjaon ja johtamisen prosesseja tulisi vahvistaa. Erityisesti:
    a. Johtotiimin tulisi toimia entistä vahvemmin "vaativamman" johdon tiiminä. Päävastuu johtamisesta on toiminnanjohtajalla.
    b. Apulaisohjelmajohtajan tehtävä luomista tulisi harkita. Apulaisohjelmajohtaja vastaisi etelän ohjelmien johtamisesta.
    c. Tiimien johtajuutta tulisi kehittää.
    d. Johtosääntöä tulisi toteuttaa käytännössä niin, että se luo pohjan sille, kuinka henkilöstöä johdetaan "hyvien periaatteiden" mukaisesti.
    e. Nykyisen tiimiorganisaation tehokkuus tulisi arvioida kahden vuoden kuluttua.
    f. Työntekijöiden suurta vaihtuvuutta tulisi vähentää, muun muassa työehtoja ja -olosuhteita tarkistamalla.

     

  • Kepan tarpeisiin kehiteltyjen evaluointi- ja monitorointijärjestelmien käyttö tulisi vakiinnuttaa, jotta voidaan tarkastella vastuuta ja vaikuttavuutta.

     

  • Oppiminen tulisi tunnistaa Kepan elinehdoksi ja harkita sekä sisäisten oppimisprosessien että jäsenjärjestöjen kehitysyhteistyöhön liittyvän oppimisen vahvistamista.

     

  • Globaali ohjelma säilyy Kepan päätavoitteena, mutta sitä on tarkistettava, jotta varmistetaan, että tavoitteet ovat saavutettavissa ja tulokset mittavissa.

     

  • Kepan on varmistettava, että työ kenttätoimistoissa on linjassa perustehtävän kanssa ja että se vaikuttaa suoraan yhteisen globaalin ohjelman toteutukseen.

     

  • Kepassa on käytävä läpi tiettyjä tiimejä ja kenttätoimistoja koskevat raportin suositukset ja ryhdyttävä asianmukaisiin toimiin.