Tiedote

Erityistarkastus: Sambian-toimiston kavalluksessa ei aihetta lisäselvityksiin

Ulkopuolinen tarkastus toteaa, että Kepa on tehnyt selvitystyön kavallusepäilystä riittävässä laajuudessa. Väärinkäytösten loppusummaksi on varmistunut noin 84 000 euroa.
Kepan tiedote
30.6.2006

 

BDO FinnPartners Oy:n tekemän erityistarkastuksen mukaan Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepan tekemä tarkastus Sambian kenttätoimistonsa kirjanpidosta ja hallinnosta vuosilta 2001-2005 on tehty riittävässä laajuudessa. Lisäselvitysten sijaan Kepan on parempi keskittää voimavaroja muun muassa koulutukseen ja selkeään ohjeistukseen, jotta väärinkäytöksiltä vältyttäisiin tulevaisuudessa.

Havaittujen virheiden yhteismäärä on 83 938,12 euroa, eli suurempi kuin huhtikuussa julkaistussa tiedotteessa kerrottiin. Ero johtuu siitä, että erityistarkastuksessa tilit tarkastettiin vuoteen 2001 saakka. Kepan sambialaista kirjanpitäjää epäillään varojen kavaltamisesta. Kirjanpitäjä jätti saapumatta työpaikalleen 8. maaliskuuta. Hänet on etsintäkuulutettu ja Sambian poliisi tutkii katoamista.

Erityistarkastuksessa suositellaan muun muassa, että Kepa laatisi tilinpäätöksen tase-erittelyineen jokaisesta kenttätoimistosta, selkeyttäisi vastuualueet ja kouluttaisi jatkossa perusteellisemmin henkilökuntaa taloushallinnossa. Tarkastuksessa todettiin myös, että Kepan tekemät parannustoimenpiteet on aloitettu, mutta ne ovat osin kesken. Toteutetut toimenpiteet ovat tarkastuksen mukaan oikeansuuntaisia.

 

Noin 84 000 euron kavallus koostuu käteiskassavajeesta ja kahdesti kirjatuista maksuista. Vanhimmat väärinkäytökset ovat vuodelta 2003. Tapaus uutisoitiin ensimmäisen kerran Kepan julkaisemassa Kumppani-lehdessä ja järjestön internet-sivulla 10.4.

Lausunnot tapauksesta

Kepan hallintojohtaja Anne Romar, 09-584 23 227 / 041-469 1691 ja 3.7. eteenpäin Kepan puheenjohtaja, kansanedustaja Heidi Hautala 050-511 3129

Taustatietoja

Tiedottaja Esa Salminen, 09-584 23 219 / 050-464 9532

 

Taustaa tapahtumista

Miten varojen puuttuminen huomattiin?

Tilanne laukesi 8. maaliskuuta, kun kirjanpitäjä (sambialainen mieshenkilö) jätti saapumatta töihin. Asiaa tutkittaessa havaittiin, että toimistosta puuttui myös käteiskassa, joka sisälsi noin 10 000 euroa euroina ja paikallisena valuuttana.

Tapahtumaa edelsi se, että Sambian toimistossa oli noudatettu tiukennettua seurantaa ja ohjeistusta jo syksystä lähtien; ja käteiskassan pienennysmääräys annettiin vuoden alussa, koska Sambian talousraportoinnissa oli havaittu epäselvyyksiä viime kesänä.

Kuinka paljon rahaa on kateissa?

Tilintarkastuksen perusteella loppusummaksi on varmistunut 83 938,12 euroa. Tilit on tarkastettu vuoteen 2001 asti. Vanhimmat väärinkäytökset ovat vuodelta 2003.

Mihin toimenpiteisiin on ryhdytty rahojen takaisin saamiseksi?

Ilmoitus Sambian poliisille tehtiin välittömästi. Poliisi tutkii asiaa.

Tilejä on perattu ja Helsingin toimiston taloussuunnittelija on ollut Sambiassa selvittämässä tilannetta.

Miten asiasta on tiedotettu?

Asiaomaisten oikeusturvan takia on välttämätöntä, ettei tapauksesta levitellä spekulaatioita ja vääriä tietoja. Kattojärjestönä Kepan ensisijainen viiteryhmä on ollut jäsenistö, jolle viesti lähti 27.3 eli kun tiedot tapahtuneesta olivat hieman tarkentuneet.

Kepan puheenjohtajaa ja hallitusta sekä ulkoministeriötä olemme informoineet jo aikaisemmin.

Kepan julkaisema Kumppani-lehti ja Kepan verkkosivut uutisoivat asian 10. huhtikuuta, vain noin kuukausi kirjanpitäjän katoamisen jälkeen, jolloin tiedossa oli 10 000 euron vaje. Kun kävi ilmeiseksi, että vaje on suurempi, päätti Kepa tiedottaa asiasta laajemmin.

Miten näin on päässyt käymään?

On selvää, että aina kun käsitellään rahaa, mahdollisuus tämän kaltaisiin väärinkäytöksiin on olemassa. Erityistarkastuksessa Kepalle annetaan suosituksia vastaavien väärinkäytösten välttämiseksi jatkossa. Suositusten joukossa Kepaa kehotetaan muun muassa järjestämään kenttätoimistoissa alakirjanpidot, harkitsemaan tuloslaskelman tilien vähentämistä, selkeyttämään vastuualueita ja kouluttamaan henkilöstöä entistä paremmin taloushallinnossa sekä kehittämään sisäisiä kontrollimekanismeja.

Onko valvonta pettänyt?

Ei voida väittää, että valvonta olisi pettänyt täysin, sillä tapauksen ilmitulon laukaisi juuri Kepan sisäisen talousseurannan kiristäminen. Sen sijaan on ehkä kohtuullista sanoa, ettei valvonta reagoinut kyllin nopeasti tai voimakkaasti Sambian-toimiston raportoinnin puutteisiin. Mutta tässäkin on syytä muistaa, että kyseessä oli yli 10 vuotta järjestössä toiminut työntekijä, jonka toimintaa ei ollut mitään syytä epäillä rikolliseksi.

Toiminnassa, jossa käsitellään rahaa, on aina mahdollisuus väärinkäytöksiin, tiukimmastakin valvonnasta huolimatta. Nyt selvitetään, miksi näin on käynyt ja voidaanko esimerkiksi kenttätoimistojen johtamisesta vastaavien koordinaattorien lisäkoulutuksella edelleen pienentää mahdollisuuksia.

Alustavasti on jo tarkasteltu käytänteitä, muun muassa kenttätoimistojen käteiskassojen viikoittaisesta tarkistamisesta on jo annettu määräys.

Onko syytä epäillä, että epäselvyyksiä löytyy lisää ja summa vielä kasvaa tästä?

Tilien tutkinnassa vanhimmat virheet ovat löytyneet vuodelta 2003. Pääosa väärinkäytöksistä on tapahtunut vuoden 2005 aikana ja vuoden 2006 alussa. Tilintarkastus toteutettiin vuosilta 2001-2005. Ei ole syytä epäillä, että aiemmilta vuosilta löytyisi lisää väärinkäytöksiä.

Kuinka on mahdollista, ettei tätä huomattu aikaisemmin?

Vuoden 2005 alkupuolella tapahtuneisiin raportoinnin puutteisiin tartuttiin keväällä ja kesällä 2005, jolloin Sambian-toimistoa pyydettiin täydentämään raporttejaan. Syksyn aikana parannusta tapahtuikin jonkin verran, mikä näytti siltä, että tilanne ratkeaa. Käteiskassan epätavallisesta suuruudesta huomautettiin puolestaan tämän vuoden alussa. Kyselyt johtivat kirjanpitäjän katoamiseen vain kaksi kuukautta myöhemmin.

Voivatko veronmaksajat vielä luottaa kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhön?

Suomalainen kehitysyhteistyö on erittäin huolellisesti valvottua ja toiminnan määrään nähden tämän kaltaisia tapauksia sattuu todella vähän. Tämä tapaus tuli ilmi oman toimintamme kautta. Osa luottamusta on se, että myös ongelmista kerrotaan avoimesti.

Pitää muistaa, että tämä on yksittäinen tragedia, josta ei pidä vetää liian pitkällemeneviä koko kenttää koskevia johtopäätöksiä.

Joutuvatko suomalaiset veronmaksajat maksumieheksi?

Kepan puheenjohtaja on tehnyt esityksen jonka mukaan Kepa käyttää omaa pääomaansa kuolettaakseen tappion. Asiasta päättää virallisesti Kepan kevätkokous vuoden 2007 alkupuolella.

Miten Kepan taloushallinto on järjestetty?

Kepan kirjanpito noudattaa kirjanpitolaissa annettuja määräyksiä sekä ulkoministeriön antamia ohjeita. Näiden lisäksi tulevat Kepan hallituksen hyväksymä talousohjesääntö ja kulloisenkin kohdemaan lainsäädännöstä kumpuavat velvoitteet.

Viime kesänä Kepan evaluaation yhteydessä suoritettiin erityistilintarkastus, joka totesi taloushallinnon menettelytapojen olevan pääosin kunnossa.

Milloin asiaan saadaan lopullinen selvyys?

Kepan omat tarkistukset valmistuivat toukokuussa ja BDO FinnPartners Oy:n erityistarkastus 30.6. Lisäselvityksiä ei ole enää tarpeen tehdä, vaan nyt keskitytään koulutukseen ja selkeään ohjeistukseen, jotta väärinkäytöksiltä vältyttäisiin tulevaisuudessa.

Tapahtumat aikajärjestyksessä

Loppukesästä 2005:

Sambian talousraportoinnissa havaitaan epäselvyyksiä, puutteita ja hitautta.

Loka-marraskuussa 2005:

Sambian osalta tiukennetaan seurantaa ja ohjeistusta.

21.-23. marraskuuta 2005:

Pääkirjanpitäjä vierailee Sambiassa selvittämässä tilannetta yhdessä toimiston kirjanpitäjän kanssa. Kenttätoimiston kirjanpitäjää kehotettaan täsmäyttämään kassa vähintään kerran viikossa ja erittelemään kassasta maksetut ennakot.

Marras-joulukuun vaihteessa 2005:

Sambian kirjanpitäjälle lähetetään useita selvityspyyntöjä kirjauksista, jotka näyttivät vaikuttavan käteiskassaeroon. Osaan epäselvistä kirjauksista saadaan tässä vaiheessa selvyys. Pääkirjanpitäjä jatkaa Helsingissä selvitystöitä.

13.-17. helmikuuta 2006:

Kepan hallintojohtaja ohjeistaa Sambian-toimiston koordinaattoria taloushallinnon epäselvyyksien nopeasta selvittämisestä.

1. maaliskuuta 2006:

Sambiaan lähetetään käteiskassahallinnon ohjeet. Samalla ilmoitetaan sisäisestä tarkastuksesta sekä ylimääräisestä tilintarkastuksesta vuodelle 2005 sekä jatkossa tapahtuvista vuosittaisista tilintarkastuksista.

6. maaliskuuta 2006:

Sambian kirjanpitäjä kirjaa viimeiset tositteet joulukuulta vasta nyt ja kenttätoimiston tilinpäätös valmistuu. Tuolloin päästään katsomaan kokonaiskuvaa tilanteesta 31.12.2005 mennessä.

8. maaliskuuta 2006:

Tilanne laukeaa, kun kirjanpitäjä jättää saapumatta töihin. Havaitaan, että toimistosta puuttuu myös käteiskassa, joka sisälsi noin 10 000 euroa euroina ja paikallisena valuuttana. Katoamisesta informoidaan heti Kepan Helsingin-toimistoa ja tehdään rikosilmoitus Sambian poliisille, joka tutkii asiaa. Tämän jälkeen asiasta informoidaan Kepan puheenjohtajaa, ulkoministeriön kansalaisjärjestöyksikköä sekä Suomen lähetystöä Sambiassa.

22. maaliskuuta 2006:

Tammikuun kirjanpitomateriaali saadaan Sambian-toimistosta. Helmikuun materiaali saapuu paria päivää myöhemmin Helsinkiin, jossa aletaan valmistella taloussuunnittelijan matkaa Lusakaan.

27. maaliskuuta 2006:

Jäsenjärjestöille ja Kepan extranetiin lähetetään tiedote tapahtuneesta.

4.-15. huhtikuuta 2006:

Helsingin-toimiston taloussuunnittelija on Sambiassa selvittämässä tilannetta ja ja tarkistamassa taloushallinnon käytänteitä.

10. huhtikuuta 2006:

Kepan hallitus keskustelee tapauksesta ja päättää informoida Kepan jäsenistöä 28.4 järjestettävässä vuosikokouksessa. Kepan julkaisema Kumppani-lehti ja järjestön internetsivu julkistavat uutisen.

12. huhtikuuta 2006:

Hallituksen 10.4. tekemän päätöksen mukaisesti tapauksesta kertova liite lähetetään vuosikokousasiakirjojen mukana kaikille jäsenjärjestöille. Liitteessä mainintaan mm. että Sambian-toimiston tilejä on käyty läpi vuoden 2005 osalta. Tilinpäätöksestä näyttäisi olevan noin 30 000 euron vaje, joka on tilintarkastajien ohjeiden mukaisesti kirjattu taseeseen muihin saamisiin.

Taloussuunnittelija lähettää viestin Helsinkiin, josta selviää, että alkuvuoden 2006 osalta epäselviä saamisia on 43 500 euroa (mukaan lukien käteiskassasta heti puuttuvaksi havaittu 10 000).

18. huhtikuuta 2006:

Taloussuunnittelija palaa töihin Helsinkiin ja 73 500 euron puuttuminen varmistuu.

21. huhtikuuta 2006:

Kepa päättää julkistaa tiedon laajemmin välittömästi vuosikokouksensa jälkeen 28.4.

26. huhtikuuta 2006:

Kansan uutiset haastattelee puheenjohtaja Heidi Hautalaa. Kepa päättää aikaistaa uuden summan julkistamista kahdella päivällä.

28. huhtikuuta 2006:

Kepan sääntömääräinen kevätkokous käsittelee tapausta. Kokouksessa kiitellään avointa tiedotusta. Kokous myöntää edelliselle hallitukselle tili- ja vastuuvapauden.

Touko- ja kesäkuussa 2006:

Kepa tarkastaa Sambian kenttätoimiston tilit ja hallinnon vuosilta 2001-2005.

Kesäkuu 2006:

BDO FinnPartners Oy tekee arvioinnin Kepan tarkastuksen asianmukaisuudesta ja luotettavuudesta sekä arvioi onko tarkastusta tarpeen laajentaa.

30. kesäkuuta 2006:

BDO FinnPartnersin eritystarkastus valmistuu. Tarkastuksessa todetaan, että Kepan tekemä tarkastus on tehty riittävässä laajuudessa. Kavallusepäilyn loppusummaksi varmistuu noin 84 000 euroa, joka koostuu käteiskassavajeesta ja kahdesti kirjatuista maksuista vuosilta 2003-2006.

30. kesäkuuta 2006:

Kepa tiedottaa erityistarkastuksen sisällöstä Kepan hallitukselle ja jäsenistölle sekä julkaisee lehdistötiedotteen internet-sivuillaan ja lähettää saman Suomen Tietotoimistolle.