Blogi

Kehitysyhteistyöhankkeiden raportointi siirtyi verkkoon

Kepan järjestämissä koulutuksissa on käyty läpi uuden sähköisen raportoinnin ongelmakohtia, opittu uudesta järjestelmästä ja annettu palautetta uudistuksesta. Neljään ulkoministeriön virkamiesten vetämään tilaisuuteen osallistui yli 90 järjestöedustajaa.
Helena Nevalainen
20.5.2014

Raportoinnin uudistus toi vuosiraportointilomakkeisiin uuden logiikan. Se on kyllä sama, kuin "uusissa hakulomakkeissa", joilla on haettu hanketukea nyt kaksi kertaa.

Logiikka ei ole enää loogisen viitekehyksen mukainen, vaan jostakin siltä väliltä. Puhumme aktiviteeteista, jotka tuottavat tuotoksia, joilla pääsemme välittömiin tavoitteisiin (vaikutus). Järjestöedustajille lomakkeen logiikka aiheuttaa päänvaivaa ja omaa ajattelua on muokattava sen mukaisesti.

Kepan järjestämissä koulutuksissa ulkoministeriön kansalaisjärjestöyksikön Matti Lahtinen sanoi, että järjestön on vain kehitettävä oma logiikkansa ja sen mukaan täytettävä raportti. Raportti toimii myös loppuraporttina.

Vanhoilla lomakkeilla haettua hanketukea sähköisesti raportoidessa on Matti Lahtisen mukaan hyödyllistä käyttää "poimi-yhdistele-tiivistä" -periaatetta. Mikä nyt loogisesti on järkevää tehdä, hankesuunnitelmaa ja hankeraporttia vertaillen.

Vuosiraportin voi toimittaa paperilla ainoastaan, jos hanke loppuu ja järjestö ei aio tehdä enää kehitysyhteistyö-hankkeita, eikä järjestöllä ole enää syytä liittyä sähköiseen asiointijärjestelmään.

Käyttötarkoituksen muutokset siirtyvät tulevaisuudessa sähköiseen asiointijärjestelmään (lomakkeet kevään aikana, UM tiedottaa tästä erikseen). Tällä hetkellä muutokset hoidetaan sähköpostitse ja tässä tapauksessa vuosiraporttiin on hyvä liittää sähköpostikirjeenvaihto mukaan.

***

Kepan sähköisen raportoinnin koulutuksiin osallistuneet järjestöedustajat olivat sitä mieltä, että uusi raportointilomake ohjaa byrokraattiseen, budjettipohjaiseen raportointiin, joka ei anna tilaa hyödynsaajan äänen kuulemiseen tai laadulliseen seurantaan.

Vastauksena tähän Matti Lahtinen myönsi, että UM:n lähestymistapa hankeraportointiin on ”reviisorimainen”, sillä roolina on olla rahan jakaja ja sen käytön seuraaja. Tarkoitus on, että eduskunnalle pystyttäisin raportoimaan tuloksista.

KATSO-järjestelmästä kaivattiin selkeämpiä viestejä käyttäjälle, esimerkiksi, kun asia/hakemus on pantu vireille, voisi tulla viesti sähköpostiin.

***

Järjestöt olivat myös kiinnostuneita kuulemaan, miksi siirryttiin sähköiseen raportointiin, vaikka lomakkeet ovat vielä keskeneräisiä. Matti Lahtinen vastasi, että  paine tuli ylemmältä taholta.

Toisaalta raportointi on hanketuen hakuun verrattuna erilainen, sillä järjestelmä ei mene kiinni 13.6. raportointiajan umpeutuessa. Jos on ongelmia, niistä voi ilmoittaa ministeriöön, jolloin voi saada lisäaikaa raportointiin.

Edelleen erilaista tietoa ja lomakkeita on julki UM:n eri verkkosivuilla. Koska formin.fi-sivua ollaan uudistamassa, ei esimerkiksi lomakkeet-sivua ei päivitetä, koska se on poistumassa sivustolta.

Hanketuen käsikirja päivitetään myös lähitulevaisuudessa, mutta aikataulusta ei ole vielä tietoa. Tällä hetkellä se ei ole linjassa uusien hankehakemuslomakkeiden kanssa.